1. KHÁI NIỆM VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Một số khái niệm liên quan:
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh (nhà phát hành – NPH HĐĐT): là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế (CQT), giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Khách hàng (KH): là người nhận HĐĐT từ NPH HĐĐT thông qua email đã đăng ký trước đó.
- Nhà cung cấp (NCC) HĐĐT: là tổ chức có đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, đội ngũ kỹ thuật, được CQT xác nhận có đủ khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, lưu trữ HĐĐT theo quy định; (Một số NCC hiện tại: Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn, …)
- Chữ ký điện tử: là chữ ký số hay Token được mã hóa thành những con số trên thiết bị chuyên biệt. Mã Token tạo ra là dạng mã OTP nghĩa là mã sử dụng được một lần và tạo ngẫu nhiên cho mỗi giao dịch. Token thường được các doanh nghiệp áp dụng cho những giao dịch thông thường và đặc biệt là giao dịch online, mã Token được xem như đây là một mật khẩu bắt buộc phải nhập cho mỗi giao dịch vì mục đích bảo mật.
2. ĐIỀU KIỆN THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành HĐĐT
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
- Các thủ tục phát hành HĐĐT
- Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử: Là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế.
3. THỜI GIAN ĐĂNG KÝ VÀ HOÀN TẤT HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ PHÁT HÀNH HĐĐT
- Bước 1: Sau khi NCC tiếp nhận thông tin đăng ký, người phát hành sẽ nhận được 01 mẫu phiếu đăng ký HĐĐT, và bảng giá chi tiết dịch vụ.
- Bước 2: Sau khi người phát hành nhận được mẫu đăng ký điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và gửi lại cho NCC, gửi kèm giấy phép kinh doanh photo, Mẫu hóa đơn đang sử dụng, Logo công ty, …
- Bước 3: NCC sau khi nhận được phiếu đăng ký, và các giấy tờ yêu cầu liên quan tiến hành thiết kế hóa đơn mẫu (thời gian thiết kế 1- 3 ngày).
- Bước 4: Sau khi thiết kế hóa đơn xong người phát hành sẽ đối chiếu kiểm tra lại thông tin và tiến hành lập hợp đồng và ký hợp đồng, thanh toán dịch vụ và khởi tạo hệ thống cung cấp tài khoản. (thời gian 5-7 ngày).
- Bước 5: Người phát hành đăng ký nộp tờ đăng ký sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành cho Cơ quan thuế (trực tiếp CQT hoặc qua cổng điện tử CQT, thời gian xét duyệt 5-7 ngày).
- Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng kí với NCC và CQT, người phát hành thường sẽ có 2 hướng xử lý HĐĐT:
- Lên cổng thông tin trực tuyến của NCC để thực hiện khởi tạo, phát hành, tra cứu HĐĐT.
- Tiến hành kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán (như VLS Finance) với hệ thống HĐĐT của NCC, NPH có thể trực tiếp nhập HĐĐT từ phần mềm và đưa dữ liệu lên phần mềm HĐĐT một cách tự động.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tổng đài theo thông tin sau:
Điện thoại: (028) 6265 0684- 6265 0685 - Fax: (028) 3863 5352.
Hotline: 0908.401.607- Mr Quang.
